W ostatnich tygodniach, kiedy obowiązywał jeszcze lockdown, firmy, które chciały uzupełnić braki kadrowe, nie miały innej możliwości i musiały prowadzić rekrutacje online. Trzeba jednak zaznaczyć, że nie wymyśliły niczego nowego, bo taka forma pozyskiwania pracowników jest stosowna od jakiegoś czasu. To rozwiązanie popularne szczególnie wśród firm informatycznych, technologicznych, a także np. największych, globalnych korporacji, które szukają talentów na całym świecie. Nie chodzi tylko o aplikowanie o pracę przez Internet, bo to od dawna jest na porządku dziennym, ale o dalszy etap rekrutacji, czyli o interview z kandydatem. Na czym więc dokładnie polega rozmowa rekrutacyjna online?
Pracownika zdalnie zrekrutuję, czyli o zaletach rekrutacji online
Jak zaznacza Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum, firmie, która z sukcesem prowadzi rozmowy rekrutacyjne online od początku pandemii koronawirusa, tego typu rozmowy nie różnią się specjalnie od tradycyjnej rozmowy z potencjalnym pracownikiem „twarzą w twarz”:
– Decydując się na zdalną rozmowę rekrutacyjną, wcale nie musimy rezygnować z elementów tradycyjnego procesu rekrutacyjnego, a jedynie przenieść je do sieci. W ten sposób również możemy sprawdzić wszystkie potrzebne umiejętności kandydata, np. łatwość nawiązywania kontaktu, uważność w odbieraniu i przyswajaniu informacji, oraz oczywiście kompetencje zawodowe, a w tym np. znajomość języków obcych. O sukcesie lub jego braku, w przypadku rozmowy rekrutacyjnej prowadzonej online, czyli takiej, która odbywa się poprzez jedną z platform do organizowania wirtualnych spotkań w sieci, decyduje podejście i doświadczenie rekrutera, a nie samo narzędzie. Taka osoba nawet w trakcie rozmowy przez Internet będzie potrafiła rozpoznać ewentualne braki kandydata i ocenić, czy np. powinien przejść do dalszego etapu rekrutacji. Tylko pozornie „na żywo” widać więcej. W Intrum, doświadczenia rekrutacji prowadzonych online pokazały, że oko kamerki internetowej też może dostrzec wiele. Podczas rozmowy online skupiamy tylko na naszym rozmówcy i jakoś uważniej obserwujemy jego gesty, sposób zachowania, mówienia. Dobry rekruter może z tych elementów wyczytać wiele informacji na temat potencjalnego pracownika – stwierdza.
Prawda jest taka, że w ostatnim czasie wzrosły nie tylko koszty utrzymania pracownika, ale również te związane z jego pozyskaniem. I w tym przypadku rozmowa rekrutacyjna online zalicza kolejny punkt, bo jest tańsza od tej tradycyjnej. Nie wymaga bowiem uruchomienia i obsługi miejsca, w którym fizyczne rekrutacje się odbywają. Wiadomo również, że czas to pieniądz, ale rozmowa rekrutacyjna przez Internet zajmuje mniej czasu. Częściowo wynika to z faktu, że wiele rekruterów czy HR-owców wychodzi z założenia, że jeżeli ktoś poświęca swój czas i przychodzi na rozmowę o pracę do firmy, to wypada mu poświęcić odpowiednią ilość uwagi, nawet wtedy, jeżeli w trakcie spotkania okazuje się, że dana osoba zupełnie nie spełnia oczekiwań. – Wydaje się, że taka „kurtuazja” nie istnieje w kontaktach w kanale online. W praktyce, w ciągu jednego dnia można przeprowadzić więcej wirtualnych rozmów rekrutacyjnych niż tych na żywo. Jest to także wygodne dla kandydatów. Nie muszą dojeżdżać na spotkanie. Odbywa się ono w „domowych” warunkach, więc potencjalnie jest także mniej stresujące – dodaje Agnieszka Surowiec.
Rozmowa rekrutacyjna przez Internet jest świetną opcją dla firm, które mają siedzibę główną w jednym mieście, ale zatrudniają czy pośredniczą w zatrudnianiu pracowników sezonowych, czy kontraktowych w wielu lokalizacjach. To oczywiste, że jeszcze do niedawna prowadziły rekrutację głównie przez telefon i nie organizowały fizycznych spotkań dla kandydatów mieszkających na drugim końcu Polski. Teraz rozwój technologii i szybkiej sieci Internet zdecydowanie ułatwia im zadanie.
Na koniec, co nie oznacza, że jest to najmniej ważne, trzeba stwierdzić, że rozmowa rekrutacyjna prowadzona online jest zaletą samą w sobie, z punktu widzenia potencjalnych pracowników. Pokolenie „Z” wchodzące na dzisiejszy rynek pracy po prostu chce mieć możliwość starania się o pracę w ten sposób, bo osoby z tej grupy większość swojego życia przeniosły już do sieci. Dla nich to naturalne, że mogą poznać przyszłego pracodawcę np. na platformie Skype. Rozmowa rekrutacyjna online jako narzędzie employer brandingowe w walce o nowe talenty? Dlaczego nie!
Jak przygotować rozmowę rekrutacyjną online krok po kroku?
Niektórzy uważają, że rozmowa rekrutacyjna online może zastąpić spotkania „twarzą w twarz”, jednak oprócz zalet, ma ona także swoje minusy. Część z nich wynika z kwestii technicznych. Najważniejsze jest to, że można ich uniknąć. Wystarczy tylko pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Poniżej podpowiadamy, jak to zrobić.
- Wybierz odpowiednie narzędzie
W trakcie kryzysu związanego z pandemią Covid-19 właściwie wszystkie firmy, które mogły to zrobić, przeszły na tryb pracy zdalnej. Pracownicy, aby się na co dzień komunikować, musieli zacząć korzystać z programów czy platform dedykowanych wideorozmowom i organizowaniu wirtualnych spotkań. Możemy wykorzystać je również do zorganizowania rekrutacji online, ale na rynku znajdziemy także bardziej profesjonalne narzędzia stworzone z myślą o takiej potrzebie, np. Spark Hire, VidCruiter czy Montage. To programy umożliwiające nie tylko przeprowadzenie rozmowy online, ale także jej nagrywanie, ocenianie, jak i udostępnianie materiałów wideo. - Uprzedź o spotkaniu online odpowiednio wcześniej
Oprócz zaproszenia telefonicznego na rozmowę rekrutacyjną, ważne jest również przysłanie e-mailem informacji potwierdzającej, z podaniem wszelkich niezbędnych szczegółów, takich jak platforma czy aplikacja, dzięki której odbędzie się spotkanie. Kandydat dzięki temu będzie miał czas na zainstalowanie i zapoznanie się z danym programem, jeżeli wcześniej nie miał okazji z niego korzystać. - Sprawdź warunki techniczne
Bezpośrednio przed samym spotkaniem należy upewnić się, że sprzęt komputerowy jest sprawny (jakość dźwięku i obrazu), a jakość połączenia z siecią Internet pozwoli na rozmowę online. Zerwanie połączenie lub wyskakujące ogłoszenia mówiące o aktualizacji systemu, mogą być frustrujące dla obu stron i uniemożliwią spokojne przeprowadzenie rekrutacji. Sprawdź również, czy będzie dobrze Cię widać. Wypróbuj różne ustawienia kamery, wybierz to najlepsze. Upewnij się, że rozmówca będzie patrzeć Ci prosto w oczy, a nie np. na brodę. Ustaw się odpowiednio do światła, zarówno jego zbyt mała, jak i zbyt duża ilość są złe dla jakości rozmowy. - Poinformuj o przebiegu rozmowy rekrutacyjnej i pomóż kandydatowi walczyć ze stresemZanim przejdziesz do meritum spotkania, poinformuj, w jaki sposób będzie przebiegała rozmowa i z jakich elementów będzie się składać. Podczas pracy zdalnej musieliśmy się zaprzyjaźnić z narzędziami do rozmów i spotkań online. Nie oznacza to jednak, że dla wszystkich jest to codzienna sytuacja. Nasz kandydat podczas rozmowy rekrutacyjnej może być zestresowany „występem” przed kamerą. Miejmy tego świadomość i bądźmy wyrozumiali dla rozmówcy. Stres u osoby, którą przepytujemy online, nie powinien wpływać na jej końcową ocenę.
– Pamiętaj o tym, że kandydat może nie mieć dużego doświadczenia w rozmowach na Skype czy Zoomie. Dlatego może być to dla niego dodatkowy stres, oprócz tego wynikającego z samej rozmowy o pracę. Zadbajmy więc o jak największy komfort rozmówcy. „Rozluźniający” small talk na początek jest również dozwolony podczas spotkania rekrutacyjnego przez Internet. Zapytaj np. o książkę czy dyplom, który widzisz na drugim planie. „Oswoisz” w ten sposób kandydata i będziesz mieć okazję, by dowiedzieć się o nim czegoś więcej niż to, co umieścił w CV – podpowiada ekspert.
- Zachowaj profesjonalizm
Nie można ukrywać, że spotkanie rekrutacyjne online ma także swoje minusy, chociażby w postaci wielu rozpraszaczy. Przykładowo – jeżeli w trakcie połączenia zauważysz w kadrze zwierzaka kandydata lub jego dokazujące dzieciaki, nie zwracaj na to uwagi i kontynuuj zadawanie pytań. Jeśli natomiast taka sytuacja staje się uciążliwa i nie pozwala na dalszą rozmowę, grzecznie poproś o chwilę przerwy, i po jej zakończeniu wrócisz do spokojnego rekrutowania. To, że kandydat uczestniczy w rozmowie, będąc u siebie w domu, nie znaczy, że może być ona przeprowadzona o godz. 20.00 czy w sobotę (chyba, że kandydat sam o to poprosi). Przy organizowaniu interview obowiązują typowe, biurowe godziny pracy. Nie nadużywaj tego, że rozmowa rekrutacyjna odbywa się na innych zasadach nich zawsze.
