System, mimo wielu prób, nadal nie jest odporny na nadużycia. Pomysłem na jego uszczelnienie ma być KSeF czyli Krajowy System elektronicznych Faktur, o którym mówi się coraz więcej w związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie nowych przepisów. Era
KseF nadchodzi nieubłaganie – wszystko co powinniśmy o nim wiedzieć
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już istniejąca platforma teleinformatyczna, która będzie umożliwiała wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur z konkretnym wzorem. Przepisy, które mają dokończyć regulacje, czekają na podpis Prezydenta lub, w przypadku rozporządzeń wykonawczych nadal są na etapie uzgodnień. Oznacza to, że firmy zajmujące się produkcją oprogramowania i podatnicy nadal nie mają jasności co do przyszłego stanu prawnego Choć system działa już od ponad roku, w tej chwili korzystanie z niego jest dobrowolne. To się jednak zmieni. Prędzej czy później każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, będzie musiała stosować fakturowanie elektroniczne – również osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej.
,,Wnioskując po panice w mediach, ten nowy system trochę nas przeraża”
Boimy się, bo nie wiemy jak to będzie. Już widzimy zakłócenia i piętrzące się przeszkody. Nie czujemy się gotowi na nowości, nie mamy czasu na przygotowania. Boimy się tym bardziej po informacji z ostatnich tygodni o odrzuceniu nowelizacji przepisów w sprawie KSeF przez Senat, który swoja decyzję uzasadnił faktem, że ustawa jest niedopracowana i podkreślił, że nie we wszystkich obszarach kraju przedsiębiorcy mają dostęp do dobrze działających sieci, a firmy mogą borykać się z zakłóceniami i awariami. Podczas posiedzenia komisji pojawiły się też wątpliwości dotyczące nakładania kar na podatników.
No i co teraz?
,,Sejm już odrzucił uchwałę Senatu, więc przepisy i terminy pozostaną w mocy. Jeżeli nie zdarzy się nic niezwykłego, od 1 lipca 2024 roku będziemy w zupełnie nowej rzeczywistości Czas zatem przestać się bać, wziąć sprawy w swoje ręce i po prostu przygotować się na erę KSeF.” – apeluje ekspert z Kancelarii Skłodowscy.
Warto popatrzeć na KSeF jako na coś, co ma nam ułatwić, a nie utrudnić życie. W końcu Krajowy System Elektronicznych Faktur ma wyeliminować błędy w rozliczeniach, oszczędzać czas przedsiębiorców i zwalczać oszustwa finansowe. Narzędzie ma być stosowane w celu ułatwienia wymiany faktur między podmiotami gospodarczymi. Wśród innych korzyści, jakie się wymienia w kontekście KSeF, znajdują się też: automatyzacja, uporządkowanie dokumentacji i wreszcie ochrona środowiska.
Zalety KSeF
Zdaniem Eryka Skłodowskiego z Kancelarii Skłodowscy – dla przedsiębiorcy, który korzysta z usług biur rachunkowych, procedura rozliczeniowa nawet się uprości. W KSeF przewidziana jest możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur np. biura rachunkowego. W takim przypadku pracownicy tego biura będą wystawiać faktury podatnika w jego imieniu. Pewne obawy mają natomiast księgowi, którzy od lat zmagają się z niejasnymi przepisami oraz problemami związanymi z obsługą systemów księgowych. Nic dziwnego, że kolejna rewolucja na horyzoncie niektórych po prostu przeraża. Jak wynika z tegorocznego raportu Unifiedpost Group.
„KSeF. Fakty. Obawy Wątpliwości”, ponad 55 proc. księgowych wierzy jednak, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych. Jest na to jedna rada: ćwiczenie, praktyka.”– przekonuje Eryk Skłodowski.
Nowości można oswoić tylko w jeden sposób – podejść do nich z otwartością i z odpowiednim wyprzedzeniem
Warto też korzystać z podpowiedzi, które już szykują eksperci. Cel jest taki, że ma być
łatwiej. I będzie – pod warunkiem, że nie zostawimy sprawy na ostatnią chwilę. Teraz jest właśnie czas przygotowania się do KSeF i jest to zadanie dla specjalistów, którzy mają
zachęcać księgowych i przedsiębiorców do podejmowania prób korzystania z systemu, pokazywać, jak to robić oraz uświadamiać z jakich rozwiązań i ułatwień warto skorzystać. Doradcy szkolą w kwestiach obsługi merytorycznej, a eksperci IT przybliżają zagadnienia techniczne – potrzebne jest jedno i drugie.
,,My na naszych szkoleniach zaczynamy od najprostszych rzeczy, takich jak np. wystawianie faktur sprzedaży – nie w Excelu, nie na kartce, tylko w Portalu Klienta, z poprawną numeracją i prawie automatycznym księgowaniem przez księgowego.” – wyjaśnia Eryk Skłodowski.
Ten mały kroczek rozpoczyna przygodę przedsiębiorcy z Portalem Klienta, który zapewnia obsługę KSeF. Warto też wiedzieć, że Resort Finansów przewidział sytuację, w której wystawianie faktur w KSeF stanie się niemożliwe np. z powodu awarii lub aktualizacji samego systemu. Jeśli księgowy zostanie pozbawiony dostępu do KSeF z przyczyn od siebie niezależnych, będzie mógł wystawić fakturę offline w postaci papierowej i połączyć ją przy pomocy kodu QR z zapisem w bazie KSeF. Przepisy wprowadzą również obowiązek podawania w opisie przelewu numeru nadawanego przez KSeF.
Nie taki więc diabeł straszny… o ile odpowiednio się przygotujemy
KSeF na pewno uporządkuje dokumentację co znacznie ułatwi życie zarówno Urzędom Skarbowym, jak i samym przedsiębiorcom. To dobra wiadomość, bo z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że porządek w dokumentacji jest ważny przy zarządzaniu jednostkami gospodarczymi.
