Likwidujesz działalność? Zapewne masz ku temu słuszny powód, a może być ich przecież całkiem sporo. Stojąc przed tym wyzwaniem, na pewno wiesz, że proces ten wiąże się z pewnymi procedurami, których należy dopełnić, aby likwidacja firmy odbyła się zgodnie z prawem. Dzisiaj pomówimy o tym, jak
należy postępować z dokumentacją. Czy zastanawiałeś się kiedyś, co zrobić z firmowymi papierami? Odpowiedź na to pytanie poznasz, czytając ten tekst.
Co mówi prawo?
Jeśli czeka Cię likwidacja firmy, to uważne czytanie przepisów prawa będzie sprawą niezwykle istotną. O jakich zapisach mowa? Oto jeden z nich: „W przypadku spółek wpisanych do KRS, do wniosku o wykreślenie spółki należy dołączyć uchwałę zgromadzenia wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki. Również spółki cywilne i jednoosobowe działalności gospodarcze mają obowiązek zdeponowania dokumentacji pracowniczej w uprawnionym archiwum”.
Ten zapis powinien być dla Ciebie jasny jednak, jeśli masz jakieś wątpliwości, to już spieszymy z wytłumaczeniem. Przepis ten nakłada na Ciebie obowiązek złożenia dokumentacji w należytym i odpowiednio przystosowanym do tego archiwum. Pamiętaj także o tym, że jeśli jesteś w trakcie procesu likwidacji firmy lub zamierzasz to wkrótce zrobić, zabezpiecz odpowiednie środki na pokrycie kosztów
archiwizacji.
Przygotowanie
Dokumentacja, którą chcemy złożyć do archiwum musi być odpowiednio przygotowana. To jest sprawa, o której musimy pamiętać w pierwszej kolejności. Jeśli nie masz kluczowej wiedzy, jak postępować z dokumentami w przypadku likwidacji firmy, możesz skorzystać ze wsparcia profesjonalnych archiwistów, którzy posiadają taką usługę w swojej ofercie. Dzięki temu obejdzie się bez niepotrzebnego stresu, a prawdopodobne jest także zmniejszenie kosztów samej archiwizacji. Jak? Po prostu – profesjonaliści mogą stwierdzić, że niektóre z Twoich dokumentów wcale nie muszą podlegać archiwizacji i koniec końców – zapłacisz mniej.
Co potem?
Kiedy już znalazłeś odpowiednie archiwum, spełniające wszystkie wymogi prawne możesz złożyć tam swoje dokumenty, a te – przede wszystkim – zostaną odpowiednio zabezpieczone. Powinieneś jednak sprawdzić, czy wybrane przez Ciebie archiwum posiada swoje magazyny. Koniecznym jest również, aby miały one zaawansowane systemy przeciwpożarowe i antywłamaniowe.
Dokumenty po likwidacji firmy mogą być udostępniane zainteresowanym stronom, w tym jej także byłym pracownikom. Nie stracisz zatem do nich dostępu. Wszystko odbywa się zgodnie z wytycznymi ZUS-u. Sporządzenie kopii dokumentacji lub odpisu wiąże się oczywiście z odpowiednią opłatą, a o określeniu jej maksymalnej wysokości mówi Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. (Dz.U. 2005 Nr 28 poz. 240). Zwróć również uwagę czy archiwum, które wybrałeś spełnia wymagania ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
Na koniec warto nadmienić, że Twoje dokumenty będą przechowywana w archiwum przez określony czas, a gdy ten minie, firmowe papiery podlegną wybrakowaniu oraz zostaną zniszczone. Przepisy prawa określają czas przechowywania Twojej dokumentacji w zależności od jej rodzaju. Może on wynieść 5, 10, a w przypadku dokumentacji pracowniczej – nawet 50 lat.
To wszystko, co powinieneś wiedzieć, o tym, co należy zrobić z dokumentacją podczas likwidacji firmy. Pamiętaj o tych kwestiach, gdy będziesz musiał wybrać odpowiednie archiwum zewnętrzne, któremu powierzysz dokumenty!
Artykuł partnera
